Teknologian hyödyntäminen asuntosijoitustoiminnassani – Blogi #45

Vastailen aina silloin tällöin sosiaalisessa mediassa kysymyksiin, mitä sovelluksia hyödynnän asuntosijoitustoiminnassani. “Osta, vuokraa, vaurastu” -blogissa ja sen kommenteissa on pohdittu tätä asiaa ja ajattelin kirjoittaa omia näkemyksiäni ja kokemuksiani. Olen Applen tuotteiden ja palveluiden käyttäjä mutta ymmärtääkseni samat asiat pystyy toteuttamaan myös Microsoftin ja Googlen palikoilla. Olen ollut PC:n käyttäjä ja Googlen palveluita olen yrittänyt opetella mutta Applen helppokäyttöisyys ja toimintavarmuus on mahdollistanut ajankäytön itse asuntosijoitustoimintaan. Kaikkien laitteideni käyttökielenä on englanti, koska sillä löytyy ylivoimaisesti eniten ja laadukkainta apua mahdollisiin ongelmatilanteisiin.

Minulla taloudelliseen riippumattomuuteen kuuluu oleellisena osana paikasta riippumattomuus, joka oli tavoitteena, kun lähdin miettimään, miten voisin hyödyntää teknologiaa asuntosijoitustoiminnassani. Pyrin alusta pitäen miettimään prosessejani ja niiden tehostamista ja automatisointia sen sijaan, että miettisin, miten korvaan fyysiset paperimapit sähköisillä mapeilla. Silti paperittomuuteen siirtyminen on ollut suuri osa konkreettista muutosta. Olen tunnistanut seuraavat toistuvat prosessit asuntosijoitustoiminnassani, joita pyrin teknologian avulla tehostamaan:

• markkinoiden seuranta
• allekirjoittaminen
• dokumenttien ja tiedon hallinta
• omien dokumenttien ylläpito ja tuottaminen
• vuokrausilmoitukset
• osaamisen kehittäminen ja jakaminen
• veroilmoitus

Näiden lisäksi on olemassa muita prosesseja kuten tarjousten tekeminen, myyjien ja vuokralaisten kanssa neuvotteleminen tai asuntojen vastaanotot ja luovutukset mutten ole näissä vielä tunnistanut suurta tarvetta tai mahdollisuutta teknologian hyödyntämiseen, joten jätän ne tässä käsittelemättä.

Markkinoiden hinta- ja vuokratasoseuranta

Kuten valtaosalla asuntosijoittajista, minullakin on “myydään”- ja “annetaan vuokralle”-hakuvahdit käytössä. Seuraan noin 12 markkinaa. Minulle yksi markkina on esim. Helsingin Lauttasaaren yksiöt ja kaksiot tai pienemmän kaupungin yksiöt ja kaksiot. Koska en ole enää muutamaan vuoteen löytänyt ostettavaa julkisesta markkinasta, menevät tällä hetkellä hakuvahtien generoimat sähköpostit, uudiskohteita lukuunottamatta, automaattisesti sähköpostiohjelman sääntöjen avulla markkinakohtaisiin kansioihin inboxin sijaan. Käyn kansioista isomman osan sähköposteja kerralla läpi siten, että aktiivisten ostomarkkinoiden sähköpostit käyn läpi noin kerran viikossa ja passiivisten markkinoiden, joilla vain tällä hetkellä vuokraan asuntoja, selvästi harvemmin.

Kun sähköpostien joukosta löytyy samojen taloyhtiöiden kohteita, joissa omistan asuntoja, käyn ne tarkemmin läpi ja siirrän ne taloyhtiökohtaisiin kansioihin. Tällä tavalla päivitän näkemystäni sekä hinta- että vuokratasosta ja siitä, kuinka nopeasti asunto menee kaupaksi tai vuokralle. Parhaimmat ilmoituksista konvertoin pdf-muotoon ja lähetän ne Evernoten inboxiin.

Vuokrasopimusten, kauppakirjojen ja valtakirjojen allekirjoittaminen

Vuokrasopimusten allekirjoittamiseen käytän Visma Sign -palvelua (entinen onnistuu.fi). Kun vuokrasopimus on valmis allekirjoitettavaksi, konvertoin sen pdf-muotoon ja lähetän sen vuokralaisen sähköpostiin Visma Sign-palvelun kautta. Vuokralainen tunnistautuu ja allekirjoittaa sopimuksen pankkitunnuksillaan. Samalla tulee vuokralaisen henkilöllisyys varmistettua. Sen jälkeen palvelu kutsuu minut allekirjoittamaan. Kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet, lähettää palvelu molemmille allekirjoitetun sopimuksen sähköpostiin, josta siirrän sen edelleen Evernoteen.

Viimeksi tein asuntokaupat etänä myyjän kanssa, jolla ei ollut sähköistä allekirjoitusta käytössään. Prosessin vaiheet on mahdollista toteuttaa lähes kokonaan ilman paperia esimerkiksi näin:

• myyjä lähetti kauppakirjan minulle sähköpostilla
• allekirjoitin sen sähköisesti ja palautin myyjälle sähköpostilla
• hän printtasi sen, allekirjoitti ja skannasi minulle sekä laittoi alkuperäiskappaleen postiin
• maksoin kauppahinnan verkkopankissa ja lähetin kuitin sähköpostilla myyjälle
• hän teki siirtomerkinnän osakekirjaan ja skannasi minulle kopion
• maksoin varainsiirtoveron verkkopankissa ja tallensin kuitin Evernoteen
• tein varainsiirtoveroilmoituksen verottajan verkkopalvelussa ja tallensin tulosteen Evernoteen
• lähetin kauppakirjan, osakekirjan, varainsiirtoveromaksukuitin ja -ilmoituksen isännöitsijälle omistusrekisteröintiä varten

Osakekirjojen sähköinen rekisteri ja myyjän siirtyminen sähköiseen allekirjoitukseen mahdollistaisivat koko prosessin sähköisyyden. Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä ja kelpaa pankeissakin.

Taloyhtiö- ja asuntokohtaiset dokumentit ja tiedot

Olen jo muutama vuosi sitten luopunut kokonaan paperisten mappien käytöstä ja korvannut ne Evernotella. Evernote on sovellus, johon kerään lähes kaiken asuntosijoittamiseen liittyvän materiaalin. Se toimii iMac:llä, iPad:ssä ja iPhone:ssa automaattisesti synkronoiden eli kaikki tieto on jatkuvasti käytössä ja ajan tasalla päätelaitteesta riippumatta. Siitä löytyy ilmaisversio, jolla pääsee alkuun. Minulla on käytössäni Plus-paketti, joka maksaa 29,99 €/vuosi.

Evernote rakentuu 3 tasosta, joita ovat note, notebook ja stack. Rakennetta yksinkertaistamaan voi hyödyntää tageja eli avainsanoja, jotka tallennetaan jokaisen noten eli muistilapun yhteyteen. Hakutoiminto pystyy hakemaan skannattujen dokumenttien sisällä olevia sanoja. Itse käytän näitä esimerkiksi seuraavasti:

• stackin muodostaa taloyhtiö, josta omistan asuntoja
• jokaisesta taloyhtiössä omistamastani asunnosta minulla on 2 notebookia eli muistikirjaa; kaupanteko ja vuokraus
• kaupanteko sisältää kaikki dokumentit, jotka liittyvät kaupantekovaiheeseen kuten yhtiöjärjestys, isännöitsijäntodistus, kaupantekoa edeltävä viimeisin yhtiökokousmateriaali, kauppakirjaluonnos, allekirjoitettu kauppakirja, pohjapiirustus, varainsiirtoveron maksukuitti, varainsiirtoveroilmoitus, kaupantekoneuvottelujen yhteydessä tehdyt muistiinpanot jne. eli jokainen yksittäinen dokumentti, mikä kaupantekovaiheessa on ollut käytettävissä, muodostaa Evernoten kielellä yhden muistilapun
• vuokraus sisältää kaikki dokumentit, jotka syntyvät kaupantekovaiheen jälkeen ja kaiken tiedon, jonka asuntoon tai taloyhtiöön liittyen kokoan kaupantekoa seuraavien vuosien aikana mukaanlukien remonttitöiden laskut tai kodinkoneiden ostokuitit
• jokaiseen muistilappuun liittyy useampi tag eli avainsana. Yhden muistilapun avainsanat voivat olla esim. “Haahkatie 10”, “Vuokrasopimus” ja “2016”. “Haahkatie 10” -hakusana tuo kaikki taloyhtiöön liittyvät dokumentit esille riippumatta siitä, ovatko ne kaupanteko- vai vuokrauskansioissa jne. Vuokralaisen nimellä haettuna esiin tulevat esim. vuokrasopimus, luottotietodokumentti ja kotivakuutustodistus, koska Evernote tunnistaa nimen pdf-dokumenteista, vaikkei nimeä olisi avainsanaksi määritellytkään
• muistilappuun voi tallentaa myös ääntä tai kuvia. Esim. asunnon mittoja ottaessa käytän digitaalista etäisyysmittaria ja sanelen mitat suoraan Evernoteen, josta kuuntelen mitat myöhemmin pohjapiirustusta tehdessäni

Pyydän kaiken mahdollisen materiaalin aina sähköisessä muodossa paperin sijaan. Yllättävän paljon joutuu yhä jumppaamaan taloyhtiöiden kanssa, että isännöitsijän tietokoneella olevan sähköisen dokumentin saisi suoraan sähköpostiinsa ilman tulostus-, niittaus-, kuoritus-, postitus-, postinjako-, kuorenavaus-, skannaus- ja paperinkeräysprosesseja. Lähes mahdottomalta tuntuu postiluukusta menevien tiedotteiden saaminen myös sähköisesti asunnon omistajalle. Tiedotteet liittyvät kuulemma asumiseen eivätkä omistamiseen. Ulkomaalaisten vuokralaisten kyky lukea suomenkielisiä tiedotteita yllättää aina kantaansa puolustavan isännöitsijän tai huoltoyhtiön edustajan.

Taloyhtiön paperipostia varten Evernote on kehittänyt Scannable appin, joka on iPhonen kameraa hyödyntävä mobiiliskanneri. Dokumentti pöydälle, app auki, kohdistus, automaattinen tarkennus ja skannaus, sivun kääntö ja sama uudestaan ja lopulta automaattinen tallennus Evernoten inboxiin, johon app:stä voi myös siirtyä lisäämään avainsanoja. Perinteistä skanneria en enää käytä ollenkaan. Inboxin sijaan muistilapuksi skannatun dokumentin voi tallentaa suoraan oikeaan muistikirjaan, joka päivittyy kaikkiin päätelaitteisiin nopeammin kuin paperidokumentin ehtii siirtämään jätepaperikasaan. App soveltuu myös kassakuittien ja paperilaskujen skannaamisen, ellei laskuttajan järjestelmä tue sähköisen kuitin tai laskun lähettämistä.

Evernotessa minulla on myös muistikirjat esim. asuntosijoittamisen yleiskuluja, luettavia kirjoja ja artikkeleita, blogikirjoitusideoita, takuukuitteja, pankkirahoitusta ja verotusta varten. Skannaan siis kaiken paperisen enkä enää printtaa mitään. Jos joudun hakemaan jotain vanhaa paperidokumenttia vanhoista kansioista, skannaan sen samalla ja heitän paperiversion pois.

Kannattavuusseuranta ja vuokrasopimukset pilvessä

Kannattavuuslaskenta vuokraseurantoineen pyörii minulla asuntokohtaisissa Numbers-taulukoissa, jotka ovat Applen vastineita exceleille. Ne on tallennettu Applen iCloudiin, jota kautta ne ovat ajantasaisina käytettävissä kaikkien päätelaitteiden kautta ja myös selaimen kautta, mikäli jostain syystä ei omaa  päätelaitetta olisi käsillä. Varsinaisen seurantataulukon rinnalla on aputaulukoita, jotka syöttävät tai keräävät tietoa varsinaisesta taulukosta tai hyödyntävät “annetaan vuokralle” -ilmoitusten tekemistä. Asunnon avainten määrä ja sijainti, vuokrankorotuspäivä, kotivakuutustodistuksen tila, hankintahinta, asuntoon kohdistuvan rahoituksen tiedot, kuluseurantadetaljit ja tunnusluvut löytyvät näistä aputaulukoista. Ostokalkyylin remonttivarausarvio, jota päivitän kunnossapitotarveselvitysten ja toteuneiden remonttien pohjalta, on yksi aputaulukoista.

Vuokranmaksupäivät on tallennettu kalenteriini kahden päivän viiveellä sovitusta maksupäivästä. Kalenterista seuraan vuokranmaksun toteutumista pankkien mobiiliappeja hyödyntäen. Mikäli vuokra ei tilillä näy, lähetän vuokralaiselle ensimmäisen muistutuksen sähköpostilla tai tekstiviestillä.

Vuokrasopimukset ja muut tekstit teen Applen Pages-ohjelmalla ja ne on vastaavasti tallennettu pilveen. Evernoten tavoin käytän avainsanoja tallennuksen yhteydessä, jolloin dokumentin löytäminen on helppoa ja nopeaa. Koska kaikki muu materiaali on Evernotessa, minulla ei ole pilvessä mitään kansiorakennetta enkä edes tiedä, voiko Applen pilveen sellaista rakentaa.

Annetaan vuokralle -ilmoitukset

Maksullisuudesta huolimatta suosin vuokraovi.com -palvelua, koska vuokralaisen löydyttyä voi ilmoituksen passivoida mutta tiedot ja valokuvat jäävät talteen. Vuokralaisen irtisanomisilmoituksen tultua voi jo tehdyn ilmoituksen aktivoida uudelleen hetkessä kaikilla päätelaitteilla. Suomen Vuokranantajat ry:n jäsenet saavat ilmoituksesta 50 %:n alennuksen ja joka 4. ilmoitus on ilmainen eli yhden ilmoituksen kustannus on noin 26 €. oikotie.fi tarjoaa saman palvelun ilmaiseksi. tori.fi on myös ilmainen mutta kuvien määrä on rajattu kuuteen ja ilmoitus ei tallennu palveluun vuokralaisen löydyttyä vaan poistuu pysyvästi. vuokraovi.com -palvelusta jaan ilmoituksen sosiaalisen median palveluihin ja kopioin linkin Facebookin soveltuviin ”Vuokra-asunnot” -ryhmiin.

Lisäksi listaan asunnot omille nettisivuilleni. Vaikka olen sitäkin kautta joskus vuokralaisen löytänyt, on sen tarkoitus enemmänkin luoda mielikuvaa minusta vuokranantajana ja tarjoamistani asunnoista. Sieltä löytyy myös täytettävä nettilomake, jonka avulla olen saanut jonotuslistaa johonkin tiettyyn asuntoon, taloon tai kaupunkiin. Viime kesänä vuokrasin kaksi asuntoa lennosta tämän listan avulla löytyneille vuokralaisille ilman julkista ilmoittelua.

Asuntosijoittamisen opiskelu ja toimintani kehittäminen

Asuntosijoittamisen, markkinoiden ja maailmantalouden seuraamiseen ja opiskeluun käytän päivittäin seuraavia välineitä:

• Feedly suomalaisten ja ulkomaalaisten blogien seuraamiseen
• Applen oma Podcasts app, jota käytän podcastien kuunteluun
• Kindle ja iBooks ekirjojen lukemiseen
• Audible äänikirjojen kuunteluun
• YouTube asuntosijoitusvideoiden katseluun ja teknologian hyödyntämisen opiskeluun
• Hootsuite sosiaalisen median seurantaan ja asuntosijoittamiseen liittyviin hakuihin
• Buffer sosiaaliseen mediaan postausten aikatauluttamiseksi
• Day One sähköinen päiväkirja, johon tavoitteeni on kirjattu ja jota hyödynnän viikon suunnittelussa ja läpikäynnissä sekä mielikuvien luomisessa
• Evernoten Web Clipper -lisäosa, jonka voi asentaa selaimeen ja sen avulla voi kaiken nettisisällön siirtää Evernoten inboxiin tai haluamaansa kansioon

Pelkästään suomenkieliseen materiaaliin perustuva asuntosijoittamisen opiskelu on vasta pikkuhiljaa siirtymässä digiaikaan, kiitos muutaman webinaarin. Osta, vuokraa, vaurastu -kirjan vanha versio ilmestyi ekirjana mutta uutta pääsee toistaiseksi lukemaan vain paperilla enkä 5 minuutin etsinnän jälkeen löytänyt mitään mainintaa ekirjasta. Marko Kaarton kirjasta on otettu jo 3. paperipainos mutta bittiversiota ei vieläkään saa. Sama vaivaa Kiinteistöliiton julkaisuja. Englannin kielellä opiskelu avaa mahdollisuuden oppia uusia ideoita. Vastapainoksi joutuu käymään läpi materiaalia, joka ei sovellu Suomen asuntomarkkinoille mutta minun mielestäni hyödyt on haittoja paljon suuremmat varsinkin, jos haluaa saada uusia ideoita.

Kehittämiskohteita

Eniten manuaalista työtä vaatii verosuunnittelu ja veroilmoituksen tekeminen. Luonnollisesti teen veroilmoituksen verkossa. Asuntokohtaisissa kannattavuustaulukoissani on tieto kerätty kalenterivuosittain sellaiseen muotoon, että sieltä on helppo poimia tiedot veroilmoitukseen ja -suunnitteluun. Asuntosijoittamisen yleiskuluista, joita ei voi kohdentaa yksittäiseen asuntoon, pidän erillistä taulukkoa, joista poimin tiedot vuosittain veroilmoitukseen. Asuntosijoittamiseen liittyvien kilometrikulujen seuraamiseen en ole löytänyt yksinkertaista sovellusta. Kokonaisuudessaan en ole tyytyväinen tähän prosessiin, mutten ole toistaiseksi keksinyt hyvää tapaa tehostaa sitä. Otan mielelläni neuvoja ja ideoita vastaan kommenttikentässä.

Minulla on sijoituslainoja kolmesta eri pankista ja jokainen pankki vaatii, että tietty määrä vuokratuloja tulee pankkiin. Toivottavasti lähitulevaisuudessa tulee palvelu, jonka avulla voi vetää yhteen kaikkien pankkien tili- ja lainatiedot. Ongelmaa on helpottanut pankkien parantuneet sormenjälkitunnistuksella toimivat mobiiliappit ja Nordean Codes -tunnuslukuapp, joka toivottavasti pian tulee muihinkin pankkeihin, jotta avainlukupahveista ja -korteista pääsee lopullisesti eroon. Nyt ne kulkevat skannattuina mukana. Pientä haittaa aiheutuu siitä, kun uudet tunnusluvut odottavat tietoturvallisesti portinpielen jäkäläkantisessa postilaatikossa sijoittajan eläessä mobiilikuplassaan maailmalla.

PS. Kirjoituksessa olevat linkit eivät ole ns. affiliate -linkkejä eli en saa tai menetä rahaa, jos niitä klikkaat tai olet klikkaamatta.