Vuokranantajan toimiston 10 tärkeintä elementtiä – Blogi #154
Olen viime aikoina lukenut (Kindle, Audible) uudelleen jokaisen kirjastossani (Audible, Kindle) olevan ”Habit” -kirjan terävöittääkseni ja tehostaakseni toimintaani, jotta saisin vapautettua aikaa kirjoittamiseen. Yhdessä kirjoista mainittiin, että kannattaa luoda eri työpisteet eri toiminnoille. Yksiössä asuvan ei kannata lopettaa lukemista vaan samaa konseptia voi hyödyntää siten, että tekee vaikka seisovan ”opiskelupisteen” tupakeittiön tasolle, vuokranantajan toimiston ruokapöydän ääreen ja asuntosijoittajan sosiaalisen median hyödyntämisen toiminnot tekee nojatuolissa. Tämä malli tukee keskittymistä yhteen asiaan kerralla. Itselläni on tässä parantamista eli tehostamispotentiaalia paljon.
Asuntosijoittamiseen ja vuokraustoimintaan liittyy paljon eri toimintoja ja niiden järjestyksessä pitäminen edellyttää toimistoa, siis jonkinlaista keskitettyä paikkaa, jossa toiminta pysyy hallinnassa. Tässä kirjoituksessa käyn läpi oleelliset vuokranantajan toimistoon liittyvät tarpeelliset elementit. Vaikka vasta suunnittelisit vuokranantajan uraa tai vuokra-asuntoja on yksi tai kaksi, kannattaa toimiston perustamis- ja rakentamistyöt aloittaa heti.
1. Vuokranantajan arkistointikaappi
Vuokraustoimintaan liittyy kaikenlaisia dokumentteja, joiden säilyttämiseen vaaditaan akistointikaappi. Dokumentteja ovat vuokrasopimukset, tiliotteet, vakuutuskirjat, isännöitsijäntodistukset, vastikkeiden maksulaput, sijoitusasunnon kauppaan ja sen rahoitukseen liittyvät dokumentit, kuitit ja laskut, muutostyöilmoitukset… eli mittava määrä dokumentteja. Arkistointikaapissa jokaiselle vuokra-asunnolle kannattaa tehdä oma kansionsa. Mikäli omistaa useamman vuokra-asunnon samassa taloyhtiössä, kannattaa tehdä oma kansio taloyhtiölle, jotta taloyhtiömateriaalit löytyvät kaikki sieltä.
Arkistointikaappi kannattaa hankkia heti vuokraustoiminnan alussa, jolloin sen käytön opettelu on helppoa, kun asuntoja on vain yksi tai muutama. Tällä tavalla asuntojen määrän kasvaessa arkistointikaapin käyttö on tuttua ja sitä on helppo laajentaa.
Itse suosin Evernote -nimistä arkistointikaappiratkaisua. Dropbox ja Google Drive ovat myös saaneet paljon mainintoja kolleegoiden keskuudessa. Google Drivesta kannattaa muistaa, että mikäli suunnittelet ottavasi arkistointikaapin mukaan maahan, jonka kieltä et osaa, Google olettaa kuitenkin, että kielitaitosi kehittyy välittömästi sijaintisi mukaan ja arkistointikaapin käyttäminen hankaloituu.
2. Skanneri, kopiokone ja printteri vuokranantajalle
Näistä kolmesta laitteesta ylivoimaisesti tärkein on skanneri. Sillä voi käsinkirjoitettuja paperipostina toimitettuja dokumentteja kuvantaa muotoon, joka sopii kaikkiin yllä mainittuihin arkistointikaappeihin. Joillain alan toimijoilla on käytössään toimintatapa, että he työskentelevät täysin arkistointikaappeihin soveltuvien dokumenttiformaattien kanssa mutta toimittavat niitä palkkansa maksaville asiakkailleen A4-paperimuodossa, joka ei yllämainittuihin arkistointikaappeihin sovellu. Myös niiden muokkaamiseen takaisin arkistoitavaan muotoon tarvitaan siis skanneria.
Oma suosikkini on Scannable, joka skannaa dokumentit suoraan Evernoten arkistointikaappiin. Erilaisia skannereita löytyy lukuisia mutta suosittelen joko iOS- tai Android -käyttöjärjestelmiä hyödyntäviä skannereita. Windows-pohjaisiin skannereihin ei välttämättä ole enää päivityksiä tarjolla.
Kopiokone on laite, jolla luodaan täysin samanlainen uusi dokumentti, jonka pohjalta voi lähteä työskentelemään, ettei tarvitse aloittaa alusta. Konkreettinen esimerkki on vuokrasopimuspohja, jota voi päivittää kopiokonetta hyödyntäen ilman, että alkuperäinen pohja tahriintuu. Sekä MacOS että Windows-pohjaiset kopiokoneet toimivat erinomaisesti tähän tarkoitukseen.
Joskus dokumentin muoto on sellainen, että sen muokkaamiseen arkistointikaappiin sopivaksi tarvitaan printteri. Esimerkkinä voisi olla internetistä “annetaan vuokralle” -ilmoituksen tallentaminen arkistointikaappiin voi edellyttää printteriä, jolla nettisivu printataan PDF-muotoon arkistointikaappiin tulostettavaksi. Evernotella on oma “Web Clipper” -niminen printterinsä, joka tulostaa suoraan nettisivun arkistointikaappiin.
Ostan Asuntoja Blogi: Teknologian hyödyntäminen asuntosijoitustoiminnassani
3. Faxi
Fax tai suomalaisittain faxi on laite, jolla voidaan lähettää arkistointikaappiin soveltuvia dokumentteja nopeasti ja lakisääteisesti eteenpäin.
Itselläni on käytössä Visma Sign -niminen faxi, jolla toimitan kaikille vuokralaisille vuokrasopimuksen allekirjoitettavaksi itsekin sen allekirjoittaen. Näin paperi liikkuu sähköverkon nopeutta imitoimalla vauhdilla ja aikaa säästyy joskus päiviä verrattuna siihen, että sen lähettäisi ilman faxia. Samaa laitetta käyttäen voin tehdä myös lainvoimaisia valtakirjoja.
Käytössäni on myös Applen iPad Pro ja siihen kuuluva Apple Pencil, jolla voin imitoida faxin tyyppistä toimintatapaa mutta tämä laite ei kaikkien juristien mielestä ole yhtä lainvoimainen kuin Visma Signin faxi.
Molemmilla faxityypeillä saa arkistointikaappiin suoraan sopivia allekirjoitettuja dokumentteja.
Kiitos Ostan Asuntoja -sisällön mahdollistavalle sponsorille:
”Sijoitusasunnot.com tarjoaa hyvätuottoisia sijoitusasuntoja alle markkinahintojen ja arvokasta tietoa sekä ajankohtaisia näkemyksiä asuntosijoittamisesta. Käy katsomassa uusimmat kohteet, liittymässä sähköpostilistalle, lataamassa ilmaiset asuntosijoittajan työkalut ja katsastamassa uusimmat artikkelit osoitteesta www.sijoitusasunnot.com!”
Sijoitusasunnot.com rekrytoi
4. Käsittelemättömien dokumenttien säilytysteline
Välillä arkistoitavia dokumentteja tulee niin monta, ettei niitä heti ehdi arkistoida oikeisiin kansioihin. Toiminnan tehokkuuden ja keskittymisen kannalta ei myöskään ole järkevää heti arkistoida saapuvaa dokumenttia vaan ne kannattaa laittaa yhteen paikkaan ja arkistoida kerralla.
Evernoten arkistointikaappiin suoraan skannaava Scannable -skanneri tekee sen “inbox”-nimiseen säilytystelineeseen automaattisesti. Sieltä dokumentit voi käydä siirtämässä niiden omiin kansioihin ja niihin voi myös liittää muistilappuja, englanniksi tageja, joiden avulla on helpompaa hakea dokumentteja arkistointikaapista.
5. Pankin maksupalvelukuoret
Vuokraustoimintaan liittyy laskujen maksamista ja sitä varten tarvitaan pankin maksupalvelukuoria, joita e-laskuiksi kutsutaan. E-laskuissa on liitteenä myös automaattisesti arkistointikaappiin sopivassa muodossa oleva dokumentti.
Kun laskuja tulee arkistointikaappiin sopimattomassa muodossa, esimerkiksi A4-muotoisina, kannattaa ne ensimmäisen tilaisuuden tullen tilata jatkossa e-muotoisina. Tämä tehostaa toimintaa paljon.
Aina laskut eivät ole hoitovastikkeiden tapaan toistuvia, jolloin e-maksupalvelun käyttö ei onnistu. Mikäli laskussa on viivakoodi, skanneri-laitteeseen saa myös maksulaitteita, jotka osaavat skannata viivakoodin avulla laskun maksettavaan muotoon ja sen voi maksaa heti. Näitä kutsutaan mobiilipankeiksi tai verkkopankeiksi. Niillä laskun maksamisesta syntyy myös arkistointikaappiin suoraan sopiva kuitti, mikäli sellaisen haluaa.
6. Ajopäiväkirja ja tiekartat
Verottajaa varten täytyy pitää kirjaa vuokraustoimintaan liittyvistä kilometreistä verovähennyksiä varten. Sitä varten on olevassa erillisiä ajopäiväkirjoja, jotka toimivat samoissa laitteissa kuin skannerit ja maksupalvelukuoret.
Mikäli ei halua erillistä ajopäiväkirjaa hankkia, kilometrit saa helposti selville ilmaisista Google Maps tai Apple Maps -tiekartoista, jotka osoitetietojen perusteella osaavat kertoa ajettujen kilometrien määrät.
Mikäli sijoitusasunnot sijaitsevat oman kotipaikkakunnan ulkopuolella tai käy asuntonäytöillä, näistä tiekartoista on suuri apu perille löytämisessä. Googlen kartoissa on jopa aidon näköistä kuvaa alueelta.
7. Rolodex – käyntikorttien säilytysteline
Vuokraustoiminnassa verkostoituminen toisten vuokranantajien kanssa on tärkeää. Myös vuokralaisten ja yhteistyökumppaneiden yhteystietojen tallentamista varten tarvitaan käyntikorttien säilytysteline. Myös tähän tarkoitukseen löytyy paljon hyviä sekä Android- että iOS-pohjaisia käyntikorttien tallennusratkaisuja. Näissä telineissä on se hyvä ominaisuus, että saman omistajan telineet päivittyvät kaikki samanaikaisesti samalla käyntikortilla, mikäli käytössä on ns. pilvipalvelu.
Itselläni on käytössä iPad:llä Cardhop-niminen app, joka mahdollistaa CRM-tyyppisesti ryhmien luomisen (esim. vuokralaiskandidaatit tiettyyn kohteeseen) ja muistiinpanojen tekemisen käyntikortin yhteyteen.
8. Kirjanpitomapit asuntosijoittamisen kannattavuusseurantaa ja verotusta varten
Vaikka käytössä olisi arkistointikaappi ja siellä kansiot kaikille asunnoille ja taloyhtiöille, niiden rinnalle tarvitaan mappi jokaiselle asunnolle. Tämä mappi kannattaa rakentaa kuukausitasolle, jotta sinne voi suunnitella ja tallentaa tietoja kuukausittain.
Mapit kannattaa tehdä siten, että niissä on valmiiksi vuokralaisen tiedot ja myös vuositason luvut ja siten koottuna, että niistä on helppo kopioida tiedot Verottajan OmaVero-mappiin vähintään joka kevät. Toinen kopioitava kokonaisuus on tiedot, jotka tarvitaan annetaan vuokralle -ilmoituksia varten.
Asuntosijoittajan ja vuokranantajan verotuksen ja OmaVeron käytön ohjeet – Blogi #149
Itselläni on iOS/MacOs -pohjaiset Numbers -mapit käytössä mutta tunnetuin tähän tarkoitukseen soveltuva mappibrändi on Excel, jota myös Mac-omistajat saavat käyttää.
9. Kirjekuoria ja postimerkkejä
Aina välillä joutuu lähettämään itsekin postia. Määrämuotoisimmat kirjepostin kuoritoimittajat ovat Gmail, Apple Mail ja Microsoft Office. Myös hotmail on yleisesti käytetty hieman eri tyyppinen mutta toimiva kirjeiden lähettämispalvelu. Nämä kirjeet eivät edellytä postimerkkiä. Joskus kirjeet menevät hukkaan matkalla mutta yleensä ne löytyvät roskiksesta, kunhan muista kurkata sinne.
Mikäli lähetettävä posti sisältää paljon tietoa, on kohteliasta liittää tieto kuoreen PDF-muotoisena, jolloin sen voi laittaa suoraan arkistointikaappiin. PDF-muoto toimii sekä Mac- että PC-ympäristössä ilman, että postitetun kirjeen sanoma menee sekaisin postin kulkiessa.
Kaikki, varsinkaan nuoret, eivät enää käytä kirjekuoria postin lähettämiseen. He käyttävät lyhytkirjepalveluita. Näihin kirjeisiin lisätään usein postimerkki tai useita. Suosittuja ovat erialaiset naaman ilmeitä kuvaavat merkit. Pikakirjeiden lähettämisen johtava palvelu tulee WhatsApp-nimiseltä postilaitokselta. Tämän firman palvelua pitää vuokranantajankin opetella käyttämään.
Asuntosijoittaminen ja vuokralaisten hallinta etänä by Niina Huhtala – Blogi #147
10. Avainkaappi
Hieman yllättäen maassa, jossa keksittiin pankkiautomaatit, verkkopankit ja kännykät, kuljetaan asuntoihin yhä metallinpala reikään työntämällä ja kääntämällä oven lukko näin manuaalisesti avaten. Omakotitaloissa on jo tarjolla ratkaisuja, joissa avainkaappi löytyy samasta laitteesta, jolla käytetään arkistokaappia, skanneria, faxia ja muita vuokranantajan toimistotarvikkeita. Hukkuneen avaimen tilalle voi itse teettää heti uuden tai lukon voi sarjoittaa itse.
Vuokra-asunnot sijaitsevat kuitenkin pääosin kerrostaloissa. Näiden asuntojen määrän kasvaessa myös avaimiksi kutsuttujen metallipalojen määrä kasvaa ja niiden hieman turvallisempaa ja järjestelmällisempää säilytystä varten tarvitaan lukittava avainkaappi, jossa on koukut avainten säilyttämistä varten.
Mikäli asuntoihin sijoittamisen lisäksi sijoittaa arvometalleihin ja säilyttää niitä kotona, kannattaa hypätä avainkaapin yli ja hankkia kassakaappi, jossa voi säilyttää sekä arvo- että avainmetallit. Kannattaa muistaa, että joitain vanhempia avainmetalleja voi kopioida pikasuutarilla eli näissä metalleissa riski on korkea ja arvo ei nouse ajan kuluessa.
Säilytettäviin avaimiin kannattaa luoda oma koodijärjestelmä eikä missään tapauksessa kirjoittaa niihin asunnon osoitetta. Koodijärjestelmän lukuopas tallennetaan arkistointikaappiin, jolloin avainmetalleja tavoitteleva murtovaras joutuu murtamaan myös arkistointikaapin.
Yhteenveto
Toimiston oleellisten elementtien lista on varmasti pitempikin mutta tämän listan avulla pääsee jo pitkälle. Valokuvakansiot ja -albumit ovat oman blogikirjoituksen arvoinen elementtinsä. Kuten kirjoituksen alussa totesin, tämä toimisto mahdollistaa eri työpisteiden ideologian lähes rajattomasti. Viimeisen viikon aikana olen siirtänyt omaa toimistoani joen rantaan, terassin pöydän ääreen ja keittiön pöydän ääreen. Parhaillaan teen järjestelyjä, jossa toimisto sijaitsisi ikkunan äärellä, josta on jokinäkymä.
Uskon, että myös lähitulevaisuudessa siirrytään avainmetallienkin osalta tilanteeseen, jossa ainakin uusien vuokra-asuntojen osalta voin luovuttaa avaimet vuokralaiselle myös jokirantatoimistostani käsin sään ollessa suotuisa.
Ostan Asuntoja Podcastin kaikki jaksot
Ostan Asuntoja YouTube: Miten uudiskohteen rahoitusvastike toimii vuokratulon verotuksessa? YouTube #63
Ostan Asuntoja YouTube -kanavan voi tilata tästä
Mitä, jos taloyhtiölainan verosuunnitteluetu poistuisi vuokranantajan verotuksesta? – Blogi #153
Ostan Asuntoja 
Trackbacks & Pingbacks