Vuokralaiskandidaatin lopullinen kartoitus – asuntohakemus – Blogi #112

Olen aikaisemmin kirjoittanut aiheista ”Vuokralaiskandidaattien esikartoitus”, ”Vuokralaisen minimikelpoisuuskriteerit” ja “Vuokralaiskandidaattien kartoitus asuntonäytön yhteydessä” ja nyt ollaan päästy vaiheeseen, jossa jäljellä on vähintään yksi vuokralaiskandidaatti, joka on sekä itse kiinnostunut vuokraamaan asunnon että olisi kriteerit täyttävä vuokralainen. Seuraava vaihe onkin valinta siitä, kenen kandidaatin osalta lähdetään tekemään lopullista kartoitusta, joka edeltää vuokrasopimuksen allekirjoitusta.

Asuntohakemus osana vuokralaisvalintaprosessia

Oma vuokralaisvalintaprosessini etenee “annetaan vuokralle” ilmoituksen laatimisesta vuokralaiskandidaattien yhteydenottoon, jota seuraa esikartoitus, johon kuuluu haastattelu puhelimessa, jonka jälkeen järjestetään mahdollisuus käydä katsomassa asuntoa. Nämä osaprosessit on kuvattu edellä mainituissa kirjoituksissa. 

Omassa toimintamallissani en edellytä vuokralaiskandidaateilta määrämuotoisten henkilötietojen luovuttamista prosessin alkuvaiheessa mutta heillä on mahdollisuus niitä vapaaehtoisesti luovuttaa ja myös täydentää prosessin edetessä. Toisilla vuokranantajilla voi olla hyvin erilainen prosessi, jossa ensimmäisen kontaktin yhteydessä, vaikkapa netissä tai kaikille avoimessa näytössä vuokralaiskandidaatilta pyydetään tai edellytetään muodollisen asuntohakemuksen täyttämistä henkilökohtaisine tietoineen. 

Riippumatta siitä, miten prosessi etenee, “asuntohakemuksen” määritelmä tämän kirjoituksen yhteydessä on seuraava:

Asuntohakemus on vuokralaisvalintaprosessin osa, jossa kootaan vuokralaiskandidaatin henkilökohtaisia tietoja, joiden pohjalta tehdään lopullinen kartoitus ennen vuokrasopimuksen allekirjoitusta

Vuokralaiskandidaatin lopullinen kartoitus on siis vuokralaisvalintaprosessin vaihe, jossa tarkistetaan vuokralaiskandidaatin antamien tietojen paikkaansapitävyys. Konkreettisesti tämä  tarkoittaa esimerkiksi “minulla on pysyvä työpaikka, luottotiedot on kunnossa, edellisen vuokranantajan kanssa ei ollut ongelmia, en polta enkä omista lemmikkejä” -tyyppisten tietojen tarkastamista esimerkiksi luotto- ja palkkatiedot tarkastamalla ja edellisiä vuokranantajia haastattelemalla.

Asuntohakemuksella kerättävät tiedot

Vuokranantaja voi ja saa kysyä vuokralaiselta tietoja, joita voidaan pitää tarpeellisena vuokralaisen henkilöllisyyden, maksukyvyn ja huoneiston hyvän hoitokyvyn ja -halun varmentamiseksi. Vuokralainen saa kertoa itsestään enemmän ja vuokranantaja saa hyödyntää vuokralaisen itse kertomia tietoja vuokralaisvalintaa tehdessään.

Henkilötiedot; etu- ja sukunimi, henkilötunnus, nykyinen osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Kaikki nämä tiedot tarvitaan vuokrasopimukseen, joten ne on hyvä kysyä asuntohakemuksessa. Henkilötunnus tarvitaan luottotieto- ja ulosottorekistereitä varten. Mikäli käyttää sähköistä allekirjoitusta, viimeistään siinä vaiheessa tarvitaan myös sähköpostiosoite, johon allekirjoituskutsu lähetetään. Suositeltavaa on toki lähettää vuokrasopimusluonnos vuokralaiskandidaatille ensin, käydä se yhdessä läpi (YouTube video aiheesta) ja tehdä mahdolliset muutokset. Sähköisen allekirjoituksen yhteydessä tulee myös automaattisesti tarkistettua, että henkilötunnus täsmää vuokrasopimuksessa olevan nimen kanssa, mikäli käyttää sähköistä tunnistautumista edellyttävää allekirjoituspalvelua. 

Asuntohakemuksella kysytään myös huoneistoon muuttavan puolison henkilötiedot. Vaikka puoliso ei olisikaan virallisesti vuokralaisena vuokrasopimuksessa, tiedot saa ja kannattaa kysyä, koska myös puoliso on vastuussa vuokranmaksusta. Lasten lukumäärän ja iät saa kysyä. Lukumäärä tarvitaan vesimaksun tai -ennakon määrittämistä varten.

Työ- tai opiskelupaikkatiedot

Vuokralaiskandidaatin maksukyvyn varmistamiseksi tältä voi kysyä työhön liittyviä tietoja. Tällaisia ovat työnantajan nimi, vuokralaisen työtehtävä, vuokralaisen tulot, esimiehen nimi ja yhteystiedot sekä työsuhteen vakinaisuus tai määräaikaisuus. Mikäli vuokralaiskandidaatti on eläkeläinen, tulojen määrän voi kysyä tai mikäli vuokralaiskandidaatti on opiskelija, tulojen lisäksi voi kysyä oppilaitoksen ja opintosuunnan.

Vuokranantaja voi kysyä ja hänellä on oikeus tarkistaa vuokralaiskandidaatin luotto- ja ulosottotiedot ennen vuokrasopimuksen solmimista. Kannattaa sekä kysyä että kertoa tietojen tarkistaminen ennen vuokrasopimuksen allekirjoitusta kuten myös minimikelpoisuuskriteeri luottotietojen osalta, mikäli vuokranantajalla sellainen on. 

“Onnistuuko vakuuden ja ensimmäisen kuukauden vuokran yhteissumman maksaminen ongelmitta” -kysymys on kuulunut vakiokysymyksiini jo pitkään. Mitä nopeammin ja varmemmalla äänellä vastaus tulee sitä todennäköisemmin vuokralaiskandidaatti huolehtii omasta taloudestaan ja suunnittelee asioita eteenpäin. 

Viimeisen kahden vuoden aikana olen myös kysynyt vuokralaiskandidaateilta takaajasta varsinkin, jos kyseessä on opiskelija tai ensimmäiseen vuokrakotiinsa muuttava vuokralaiskandidaatti. Vaikka vuokralaisella olisikin vuokra- ja vakuusrahat valmiina, asukaskokemus alkaa yleensä positiivisissa tunnelmissa, jos vaikka kahden kuukauden vakuus vaihtuu yhden kuukauden vakuuden ja takaajan yhdistelmäksi.

Edellisten vuokranantajien suositukset

Edelliset vuokranantajat voivat olla hyviä tiedonlähteitä koskien vuokralaiskandidaatin maksu- ja asunnonhoitokykyjä. 2 suositusta edellisiltä vuokranantajilta on parempi kuin pelkästään edellisen vuokranantajan suositus, joka on parempi kuin ei suositusta ollenkaan. Suositusten puuttuminen ei tee vuokralaiskandidaatista automaattisesti huonompaa. Hän voi olla muuttamassa ensimmäiseen omaan asuntoonsa tai hyvällä vuokralaiskandidaatilla on voinut olla huono vuokranantaja. Myös erotapauksissa huonon suosituksen syy on voinut olla kokonaan puolisossa. 

Lemmikit 

Riippumatta siitä, ovatko lemmikit kiellettyjä tai sallittuja tapauskohtaisesti, asuntohakemuksessa kannattaa kysyä “mitä lemmikkejä sinulla on”. Tämä nostaa mahdollisuuksia saada rehellinen vastaus “onko sinulla lemmikkejä” -kysymykseen verrattuna. 

Tupakointi

“Tupakoitko” -kysymyksen sijaan olen alkanut kysymään “miten tupakoit” -kysymyksen samalla logiikalla kuin edellisen kysymyksen. Minulla ei ole vielä riittävästi kokemusta asiasta mutta tavoitteena on saada aikaiseksi avoin keskustelu tupakointiin liittyvistä asioista oletuksella, että yhä useampi taloyhtiö muuttuu savuttomaksi. Mikäli vuokralainen haluaa tupakoida parvekkeella tai taloyhtiön tupakkapaikalla, hänen asukaskokemuksensa ei tule olemaan positiivinen, mikäli tupakointi kielletään 3 kuukautta muuton jälkeen.

Muita tarpeellisia ja hyödyllisiä vuokraukseen liittyviä kysymyksiä

Mikäli jollain tavalla noudattaa kuvaamaani vaiheittain etenevää vuokralaiskartoitusprosessia, “miksi muutat” -kysymykseen on todennäköisesti tullut vastaus jo prosessin esikartoitusvaiheessa. Mikäli järjestää avoimia näyttöjä ja pyytää siellä käyviä vuokralaiskandidaatteja täyttämään asuntohakemuslomakkeen, tämä kysymys kannattaa esittää.

“Kuinka pitkään ajattelet asuvasi uudessa kodissasi” -kysymys on yksi vakiokysymyksistäni. Ensinnäkin tämän kysymyksen pohjalta on helppo käydä keskustelu, kuinka pitkän asumisen pohjalta vuokrataso on määritetty, josta on hyvä edetä selittämään, miksi toistaiseksi voimassaolevassa vuokrasopimuksessa on sopimussakkopykälä. Koska vuokralaisten vaihtumiseen liittyvät korjauskustannukset ja mahdolliset tyhjät kuukaudet ovat vuokranantajan kannalta isoja kustannuseriä, tämä kysymys kannattaa kysyä ja joskus vastauksen kautta selviää, että kyseessä voi olla pitkäaikainen vuokralainen, mikäli kaikki menee suunnitelmien mukaisesti.

“Koska aikaisintaan haluaisit tai pystyisit muuttamaan asuntoon”- tai “koska viimeistään tarvitset asunnon” -kysymyksillä kartoitetaan toisaalta mahdollisuutta välttää tyhjä kuukausi ja toisaalta aikaikkunaa, jossa vuokralaisten vaihtuessa suunniteltu remontti pitää saada valmiiksi. Mikäli vuokralaiskandidaatti haluaisi muuttaa heti uutta kotiaan näkemättä, se on yksi varoitusmerkki vuokranantajalle, jonka pitää selvittää, mistä kiire johtuu.

“Mistä sait tiedon tästä asunnosta” ei todennäköisesti liity oleellisesti itse vuokralaiskandidaattiin mutta on vuokranantajan markkinoinnin kannalta tärkeä tieto arvioida eri markkinointikanavien toimivuutta.

“Miksi juuri sinut/teidät tulisi valita hakijoiden joukosta” -kysymys tarjoaa vuokralaiselle mahdollisuuden markkinoida itseään. Vaikka moni ei haluaisi vuokra-asunnon haun muistuttavan työpaikan hakua, silti lähes kaikki haluaisivat parantaa omia mahdollisuuksiaan saada asunto. Koska “olen kiinnostunut, pääsiskö sitä asuntoo kattoon” on edelleen yleisin vuokralaiskandidaattien markkinointiviesti, vuokranantaja voi tällä kysymyksellä avata hyvän vuokralaiskandidaatin silmät markkinoimaan itseään. Kysehän ei ole muusta kuin muutamasta perusasiasta:

• “minulla on edellisen vuokranantajan kirjallinen suositus ja yhteystiedot”
• “liitteenä valokuvia ja videoklippi nykyisen vuokrakotini siisteydestä”
• “olen aina maksanut vuokrani ajallaan, josta edellisen vuokranantajan suosituksen lisäksi kopiot tiliotteistani, joista näkyy säännölliset vuokrasuoritukset ja palkkatodistus työnantajaltaltani”
• “lisäksi rakastuin asuntoon ja se on juuri minun näköiseni unelmakoti enkä malta odottaa, että pääsisin sisustamaan sitä”

Minulla on iso määrä vuokralaisia, jotka omaavat kaikki yllämainitut markkinointiominaisuudet mutta vain muutama poikkeus on osannut markkinoida itseään tietojaan hyödyntäen.

Vuokrasuhteeseen liittyvä varayhdyshenkilö

Luonnollisesti primääri yhdyshenkilö on vuokralainen itse. Mikäli vuokrasopimuksessa on takaaja, tämä toimii varayhdyshenkilönä. Mikäli tulee tarve tavoittaa vuokralainen mutta tähän ei yrityksistä huolimatta saa yhteyttä, silloin varayhdyshenkilö on hyvä olla olemassa. Joskus voi esiintyä tarve käydä asunnossa tarkistamassa potentiaalista vikaa ja vuokralaisen seikkaillessa Amazonin viidakossa häntä ei saa kiinni kuukauteen. Joskus vuokranmaksuvaikeuksien yllättäessä vuokralaisen, tämä saattaa “kadota” tavoittamattomiin. 

Paperinen vai digitaalinen asuntohakemus – vai ei kumpaakaan

Suomen Vuokranantajien jäsensivustolta löytyy “Vuokralaisen yhteystietolomake” -malli, jonka nimi on hieman harhaanjohtava, koska lomakkeessa kysytään muiden alan toimijoiden asuntohakemusten mukaisia kysymyksiä. Tätä lomaketta voi tulostaa asuntonäytölle ja antaa vuokralaiskandidaateille täytettäväksi. Tämä toimintatapa soveltuu avoimiin näyttöihin. Vaihtoehtoinen tapa on lähettää asuntohakemuspohja vuokralaiskandidaateille etukäteen täytettäväksi näyttöajasta sopimisen yhteydessä.

Asentuhakemuspohja voi myös olla vuokranantajan nettisivuilla, johon vuokralaiskandidaatit voi ohjata samassa yhteydessä, kun kertoo avoimesta näytöstä. Vuokraturva soveltaa tällaista toimintamallia. Satolla on käytössä sähköinen asuntohakemus, joka täytetään yrityksen nettisivuilla . Kojamolla on vastaavanlainen asuntohakemus, jonka täyttämisen vaihtoehtona on asunnon vuokraaminen verkkokaupasta. Ostan Asuntoja -yhteiskumppanilla Asuntopehtoorilla on hyvin selkeä ja yksinkertainen sähköinen asuntohakemus. Jo näistä esimerkeistä voi päätellä, että yhtä ja ainoaa oikeaa toimintamallia ei ole. Oleellista on, että asuntohakemus tukee omaa vuokralaisvalinnan prosessia.

Oma prosessini perustuu vahvasti esikartoitukseen, jonka osana on puhelimessa käytävä haastattelu. Pyrin luomaan haastattelutilanteesta molemminpuoleisen eli vuokralaisella on myös mahdollisuus haastatella minua. Käytännössä tämä usein etenee siten, että kerron vuokralaiselle itsestäni, tavoitteistani ja toimintatavoistani. Haastattelun aikana avoimia kysymyksiä esittämällä vuokralainen yleensä kertoo vapaamuotoisesti monia asuntohakemuksessa kysyttäviä tietoja, joita voin täydentää lisäkysymyksillä. Käytännössä valtaosa asuntohakemuksen tiedoista kertyy haastattelun aikana, koska minulla on sabluuna, jota käyttäen varmistan, että asiat tulee käytyä läpi. Vasta prosessin loppuvaiheessa pyydän puuttuvia tietoja määrämuotoisesti. Käytössäni on myös sähköinen asuntohakemus, jonka linkki tulee “annetaan vuokralle” -ilmoitukseen ja on nettisivuillani aina, kun joku asunnoistani on vapautumassa. Vuokralaiskandidaatti voi valita, haluaako hän ylipäätään täyttää asuntohakemuksen. Lisäksi hän voi valita, kuinka paljon tietoa hän jakaa hakemuksen kautta. Hakemusta voi myös täydentää prosessin edetessä.

Yhteenveto

Seuraava vaihe vuokralaisvalintaprosessissa on asuntohakemuksen avulla kootun tiedon pohjalta tehtävä lopullinen kartoitus ennen vuokrasopimuksen allekirjoitusta. 

Käytätkö itse asuntohakemusta vuokralaisvalintaprosessissasi? Missä vaiheessa keräät tiedot ja miten valitsemasi tapa tukee omaa prosessiasi? 

Tämän  blogikirjoituksen sponsoroi:

Asuntosalkunrakentaja.fi on asuntosijoittajille tarkoitettu sivusto, jossa voit tankata tietoa asuntosijoittamisella vaurastumisesta sekä artikkeleista että ladattavasta E-kirjasta. Voit myös liittyä sisäpiiriin, jota kautta pääset käsiksi hyviin sijoitusasuntoihin alle markkinahintojen. Tutustu sivustoon Asuntosalkunrakentaja.fi

Asuntosalkunrakentaja.fi Blogista: Lyhennysvapaa taloyhtiölainassa – hyvä vai huono juttu?