Siirry sisältöön

Uuden vuokralaisen perehdyttäminen – hyvän vuokranantajan markkinointipuhe

14/10/2018
Uuden vuokralaisen perehdyttäminen - hyvän vuokranantajan markkinointipuhe

Monilla työpaikoilla uudelle työntekijälle pidetään perehdytys oleellisista asioista, miten työnantajan kanssa ja työpaikalla toimitaan. Perehdytys tehdään siitä huolimatta, että niistä asioista on saatettu kertoa työpaikkailmoituksessa ja niistä on keskusteltu työhaastattelujen yhteydessä. Näiden yhteydessä työntekijän huomio ei välttämättä ole ollut näissä asioissa, koska työpaikka ei vielä ole ollut varma ja muitakin hakijoita oli samaan työpaikkaan. Työntekijälläkin saattoi olla muutama haku päällä samanaikaisesti.

Samasta syystä uuden vuokralaisen kanssa kannattaa käydä perehdytyskeskustelu vuokrasuhteen alussa. Siinä käydään läpi tärkeitä asioita, jotka vuokranantaja haluaa vuokralaisen muistavan vuokrasuhteen aikana:

  1. Vuokranantajan tehtävä, visio ja periaatteet
  2. Vuokranantajan ja vuokralaisen roolit
  3. Vuokrakodin kunnossapito; tehtävät, ilmoitusvelvollisuus, vakuutus
  4. Vuokranmaksamisen periaatteet; eräpäivä, poikkeustapaukset, korotus
  5. Vuokrakodissa asumisen pelisäännöt; tupakointi, lemmikit, hiljaisuus, juhlat, taulut, kylpyhuoneen seinät
  6. Vuokrasuhteen päättyminen; ennakkotieto, suositus, ilmoitus, luovutus, vakuus 

Perehdytys sisältää osin samoja asioita, mitä vuokrasopimuksessa on määritelty mutta niitä käydään läpi tavalla, jotka eivät välttämättä näy suoraan sopimustekstistä. Minimissään perehdytyksen tavoite on kerrata vuokrasopimuksessa sovitut asiat. Hyvin tehtynä vuokralaiselle jää mielikuva reilusta, toimintaansa vakavasti suhtautuvasta vuokranantajasta. Parhaimmillaan vuokralaiselle syntyy mielikuva, että tässä voisi olla hyvä vuokranantaja, joka näkee vuokralaisen asiakkaana, jonka haluaa pitää tyytyväisenä.

Vuokranantajan tehtävä, visio ja periaatteet

Häh? Yrityksen johtamista joskus opiskelleille tämä saattaa jollain tapaa olla tuttua asiaa. Teorioissa sitä kutsutaan “Mission Statement” -termillä, joka muodostuu kolmesta elementistä:

  • tehtävä; miten toimimalla erottaudutaan muista toimijoista siten, että pärjätään kilpailussa
  • visio; miltä toiminta näyttää tulevaisuudessa vaikkapa 5 tai 10 vuoden päästä
  • periaatteet; mitä periaatteita tai arvoja toiminnassa noudatetaan tinkimättömästi 

Jotta oikein kunnolla saadaan molemmat jalat irti maasta, näiden yläpuolella on vielä koko toiminnan tarkoitus, jota Simon Sinek kuvaa kirjassaan “Why” (kirja, äänikirja, Kindle, kaikki linkkejä, joiden kautta ostamalla tuet blogiani). Tämä tarkoittaa sitä, että on todella pohtinut, miksi jotain toimintaa harjoittaa.

Jos kaikki yllä mainittu tuntuu ihan heprealta, tarkoittaako se, että vuokraustoimintaa ei voisi menestyksellisesti harjoittaa. Ei tarkoita. Osalla vuokranantajista on näitä elementtejä olemassa ja he noudattavat niitä tiedostamattaan, että ne voisi esittää tällaisen viitekehyksen kautta. Vaikka tällaisia ei olisikaan eikä niiden miettiminen kiinnostaisikaan, olisi silti tärkeä ymmärtää, että samoista hyvistä vuokralaisista kilpailee toisia toimijoita, joilla nämä asiat ovat mietittynä.

Kojamo saattaa vuokrata samanlaisia asuntoja naapurikerrostalossa. Heillä on nämä asiat määriteltynä seuraavasti:

  • missio (tehtävä); luomme parempaa kaupunkiasumista
  • visio; olemme asumisen edelläkävijä ja asiakkaan ykkösvalinta
  • arvot; ilo palvella, hinku onnistua, rohkeus uudistaa

Satolla vastaavat ovat:

  • missio; mullistamme asumisen – tarjoamme enemmän kuin seinät
  • visio; hyvinvoivia ihmisiä kukoistavissa kaupungeissa
  • arvot; rima korkealla, ihminen ihmiselle, osaamisen ilo ja rentous

Kojamo ja Sato ovat isoja toimijoita, joilla haasteena on, toimialasta riippumatta, viedä tällaiset asiat käytäntöön siten, että koko orkesteri soittaa samaa kappaletta yhteiseen tahtiin. Pienelle vuokranantajalle tällaisten asioiden vieminen käytäntöön vaatii neuvottelua ensin peilin kanssa ja mikäli yhteisymmärrys syntyy, toteutus on nopeaa. 

Isoilla toimijoilla näistä tulee välillä maailmaa syleileviä. Satollakaan ei tule 10 vuoden päästä olemaan helppoa osoittaa, toteutuiko heidän visionsa vai ei. Ostan Asuntoja visio ”mukana tarjoamassa 1000 hyväkuntoista ja turvallista vuokrakotia vuoteen 2025 mennessä” on minulle täysin selkeä ja 7 vuoden päästä tiedän tasan tarkkaan, miten kävi. Pienen vuokranantajan on helpompi saavuttaa konkretiaa, joka oikeasti voi käyttää tekemistä ohjaamaan ja näkyä ja tuntua vuokralaisessa asti.

IMG_7568Itse olen näitä hionut yli 10 vuotta ja vasta viimeiset pari vuotta ovat olleet sellaisia, että olen saanut ne itselleni todella kirkkaaksi. Silti moni osanen on ollut selkeänä jo vuosikausia. Osa asioista on sellaisia, jotka kerron vuokralaiskandidaateille vuokralaisvalintaprosessin aikana ja sitten uudestaan valitulle vuokralaiselle vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä. Vuokrasuhteen päätyttyä kysyn vuokralaiselta palautetta, miten onnistuin. Yhteistyökumppanit kuulevat joitain periaatteitani ja saavat toistuvasti asiakkuuteni, kun hommat hoituvat omien periaatteideni kanssa samassa linjassa. Tätä kirjoitustakin luet ilmaiseksi ”tiedon jakamisen” periaatteen vuoksi. Ympäristöasioihin liittyvän periaatteen vuoksi vuokralaiset allekirjoittavat sähköisen vuokrasopimuksen ja oma toimintani on paperitonta.

Vuokranantajan ja vuokralaisen roolit

Nämä asiat on aika selkeästi määritelty vuokrasopimuksessa. Silti korostan vuokralaiselle sitä, että minun vastuullani on, että asunto on hyvässä kunnossa, siivottu vuokralaista tyydyttävästi ja kodinkoneet toimivat moitteettomasti. Tämä vastuu ei häivy, vaikka vuokralainen olisi allekirjoittanut kuntotarkastuslomakkeen. Koska en itse asu vuokra-asunnoissani, kaikkien korjausta vaativien asioiden tarkastaminen ei tarkastuslistankaan kanssa aina onnistu.

Lasitettu parveke

Jos viikon päästä on ensimmäinen aurinkoinen päivä, joka paljastaa, että ikkunoita ei ole pesty, vastuu on minulla. Jos seinästä löytyy halkeama tai lattiasta kolo vasta sen jälkeen, kun vuokralainen on saanut kattolamput asennettua, vastuu on minun. Vahingot dokumentoidaan valokuvin ja kuittauksin siten, että poismuuton yhteydessä en vahingossa pistä niitä vuokralaisen aiheuttamiksi vahingoiksi. Puuttellisen siivouksen ja korjausten hoitamisesta käytännössä sovitaan heti ja hoidetaan ne mahdollisimman nopeasti.

Vuokrasopimuksissani lukee myös, että vuokranantaja noudattaa “Hyvä vuokratapa”-ohjetta. En oleta, että vuokralainen ohjeen opiskelee vaan selitän tämän kirjoituksen mukaisesti asioita vuokralaiselle. Näin saadaan jo vuokrasuhteen alussa hyvä yhteisymmärrys sille, miten vuokralaisen tulisi vuokrakodissaan asua ja mitä asioita tullaan tarkastamaan vuokrasuhteen päättyessä.

Vuokrakodin kunnossapito

Käyn vuokralaisen kanssa ensiksi asiat, joita hänen tulisi tarkkailla ja ilmoittaa niistä välittömästi. Vaikka vuokralainen ei vesimaksua oman mittarinsa mukaan maksaisikaan, moni on tyytyväinen tietäessään, että ilmoituksesta taloyhtiö tulee korjaamaan tai vaihtamaan uuden hanan tai wc-istuimen vanhan vuotavan tilalle tai uusii jumittuneen patteriventtiilin. Samalla kehoitan tarkkailemaan allaskaappeja keittiössä ja kylpyhuoneessa aina silloin tällöin mahdollisten vuotojen havaitsemiseksi.

Samalla keskustellaan normaalit vuokralaiselle kuuluvat kunnossapitotoimet, kuten lattiakaivojen ajoittainen puhdistaminen ja liesituulettimen suodattimen pesu. Raittiin ilman tuloaukkojen merkitys käydään läpi ja selitän, mitä tarkoittaa, jos asunnon ovi pamahtaa talvella kiinni tai postiluukusta tulee pahaa hajua rappukäytävästä. Lumenluonti parvekkeelta, parvekkeen ja varaston ero sekä palovaroittimen patterien uusimisvastuu käydään myös läpi. 

Taloyhtiön, vuokralaisen asumiseen vaikuttavat, tulevat remontin käyn myös läpi ja kerron etukäteen, miten mahdollinen vuokranalennus määriteltäisiin, jos sellainen tilanne tulee eteen.

Tässä yhteydessä käyn myös vuokralaisen kotivakuutuksen merkityksen hänen itsensä kannalta. Monelle “vastuuvakuutus” on epäselvä käsite ja sen selittäminen voi motivoida vuokralaista pitämään kotivakuutuksen voimassa vuodesta toiseen, vaikkei hän olisi oman irtaimistonsa vakuutusturvasta kovin kiinnostunut.

Vuokranmaksamisen periaatteet

Vuokran maksupäivä on kirjattu vuokrasopimukseen ja ennen sen kirjaamista käyn vuokralaisen kanssa läpi, onko kuukauden toinen päivä hänelle sopiva maksupäivä. Kun olen tämän päivän osalta ollut joustava, vastineeksi selitän, kuinka tärkeää on vuokran maksaminen sopimukseen sovittuna ajankohtana. Selitän vastikkeiden ja omien tulonhankkimislainojeni maksuvelvoitteet, joiden suhteen taloyhtiö ja pankki eivät ole joustavia. Tässä kohtaa voin myös muistuttaa, että seuraavaa vuokrakotia hakiessa, velvollisuutensa hoitaneet vuokralaiset saavat vuokranantajan suositukseni.

Vuokrasopimuksessa on kerrottu viivästyskorko ja muistutusmaksun suuruus mutta erikseen selitän, miten tulisi toimia, mikäli sattuu jotain yllättävää ja vuokranmaksu ei onnistu sovitusti. Parhaimmillaan yksi vuokralaisistani maksoi 5 kuukautta vuokraa osissa ja myöhässä. Joka kerta hän ilmoitti etukäteen, mistä ongelma johtuu ja kertoi suunnitelman, milloin loput vuokrasta tulee maksuun ja niin myös tapahtui. Sen jälkeen vuokra on tullut sovitusti.

”Vuokrasopimus – välttämätön turhake vai onnistumisen elementti” -kirjoitus

Vaikka sopimuksessa olisikin määritelty vuokrankorotusehto, selitän vuokralaiselle erikseen, miten se tapahtuu ja että hänen ei tarvitse tehdä mitään, ennen kuin saa minulta viestin perusteluineen, miten uusi korotettu vuokra lasketaan ja mistä alkaen sitä tulee maksaa.

Vuokrakodissa asumisen pelisäännöt

Pelisääntöjen osalta on hyvä kerrata asioita.

Tupakointi. Vaikka vuokralainen ei tupakoisikaan, on silti hyvä käydä läpi taloyhtiön tupakointipaikan sijainti ja se, että parvekkeella tai ikkunan raosta vieraatkaan eivät saa tupakoida,vaikka ulkona olisi 20 astetta pakkasta.

Lemmikit. Vaikka lemmikki (rotu, nimi, määrä määritelty vuokrasopimuksessa) olisikin sallittu, vuokralaisen kanssa kannattaa käydä läpi, mitä korvausvelvollisuus tarkoittaa ja että se ei rajoitu vakuudeksi määriteltyyn summaan. Käyn muutamin esimerkein läpi, mitä suurinpiirtein maksaa tapettien uusiminen, jos koira tykkää kulkea seinään kylkeään hangaten ja alaosaan tulee tumma yhtenäinen hankausjälki tai mitä pahimmillaan maksaa lattian rouhinta ja pintavalu, jos kissa ei ole sisäsiisti.

Hiljaisuus. Ihan kaikille vuokralaisille ei ole selvää, että kerrostaloissa pitää hiljentää omat ja päätelaitteiden äänet sellaiselle tasolle, että iltakymmenen jälkeen naapurit pystyvät nukkumaan. Samalla käyn läpi, että tupaantuliasista ja muista juhlista kannattaa laittaa etukäteen ilmoitus alakerran ilmoitustaululle tai lähinaapurien postiluukkuun, jotta he voivat halutessaan poistua mökille tai hankkia korvatulpat.

Taulukoukut ja lisäpyyhekoukut. Jotkut vuokranantajat edellyttävät vuokralaisiltaan paljaita seiniä, joka on hyvä käydä etukäteen läpi. Itse käyn läpi, miten taulukoukkujen ja proppausten kanssa tulee toimia, jotta tarvetta vakuudesta vähentämiselle ei synny. Vahingot sattuvat yleensä poismuuttovaiheessa, kun taulukoukkuja irrotetaan seinistä. Kerron, että kylpyhuoneisiin lisäkoukut ja -telineet saa asentaa vain 2-puoleista teippiä tai imukuppeja käyttäen, ei poraamalla. 

Vuokrasuhteen päättyminen

Selitän vuokralaiselle vielä uudestaan, miten irtisanominen tapahtuu huoneenvuokralain mukaan. Kerron, että kuukauden irtisanomisaika ei tarkoita sitä, että irtisanominen pitää jättää kuun viimeisen päivän iltaan, jotta saa jatkaa asumista seuraavan kuukauden viimeisen päivän iltaan asti.

Tässä kohtaa mainitsen taas vuokranantajan suosituksen ja tarjoan apuani seuraavaa vuokrakotia hakiessa. Mahdollisesti minulta tai verkostostani voi sellainen löytyä. Kerron jo tässä vaiheessa asiakasystävällisen toimintamallini sopimussakon ja irtisanomisajankin vuokran palauttamisen suhteen, mikäli yhteistyössä löydämme uuden vuokralaisen lennosta maksamaan vuokraa. 

”Mikä on vuokrasopimuksen ensimmäinen mahdollinen irtisanomispäivä -ehto” -video

Kerron, että kirjallisen irtisanomisilmoituksen voi toimittaa millä päätelaitteella tahansa kaikkien vuokrasopimuksessa mainittujen yhteydenpitotapojen kautta aina WhatsApp -viestiä myöten. Selitän, että todisteellisuus syntyy siitä, että kuittaan viestin, josta voi sitten ottaa vaikka kuvakaappauksen. Myös tästä syystä suosittelen, että irtisanomista ei jätetä viimeiseen iltaan, koska en välttämättä vastaa, jos olen jo nukkumassa toisella puolella maapalloa.

Yleensä asuntojeni vuokralaiset vaihtuvat siten, että lähtevä vuokralainen luovuttaa asunnon uudelle vuokralaiselle, joka tarkistaa siivouksen tason ja ilmoittaa minulle, että vakuuden voi vapauttaa. Kerron asian ja näin tämäkin tulee kertaalleen painettua vuokralaisen mieleen heti uuden vuokrasuhteen alussa, miten hän omin toimin voi varmistaa vakuuden nopean palautumisen vuokrasuhteen päättyessä.

Hyvän vuokranantajan markkinointipuhe

Muutama itseäni moninverroin osaavampi myyntimies on sanonut, että elämässä kaikki on markkinointia ja myyntiä. Olen mieltänyt, että tällainen vuokralaisen systemaattinen perehdyttäminen on minun toiminnassani osa hyvän vuokranantajan markkinointia ja myyntiä. 

Osan asioista käyn kertaalleen läpi vuokralaiskandidaateille vuokralaisen valintaprosessin aikana. Kun vuokrasopimus on tehty, “kauppa clousattu”, markkinointi ja myynti siirtyy seuraavaan vaiheeseen, jonka tavoitteena on kirkastaa hyvän vuokranantajan mielikuvaa siten, että vuokrasuhteen aikana vuokralainen voi luottavaisin mielin olla yhteydessä ja kertoa joko asumiseen liittyvistä parannustarpeista tai muuttosuunnitelmistaan. Näin pystyn mahdollisimman hyvin ennakoimaan omaa toimintaani. Nytkin minulla on 

  • tieto vuoden vaihteessa poismuuttavasta vuokralaisesta, joka kertoi asian viime heinäkuussa
  • toisesta kaupungista uuttaa työtä hakeva vuokralainen, joka lähtee, jos ja kun työpaikka löytyy
  • isompaa vuokrakotia etsivä vuokralainen, joka lähtee, kun sellainen löytyy
  • isompaan vuokrakotiin ensi vuoden helmi-maaliskuussa muuttava vuokralainen, kun jo valittu asunto vapautuu siinä asuvien uuden kodin valmistuttua

Näiden tietojen ansiosta jonossa on jo pari vuokralaiskandidaattia, jotka ovat näistä asunnoista kiinnostuneita, vaikken ole vielä markkinointia edes käynnistänyt. Myös mahdolliset remontit on helppo suunnitella tällaisten ennakkotietojen pohjalta. Lähteville vuokralaisille olen myös kertonut, että pieni palkkio on luvassa, jos uusi vuokralainen löytyy heidän vinkkinsä ansiosta.

Toimenpidesuositukset

Jos kirjoituksen aihepiiri kiinnostaa ja haluaisi kehittää omaa vastaavaa perehdytyspakettiaan, tässä pari ajatusta, miten voisi lähteä liikkeelle:

  1. Mieti ja kirjoita paperille oman toimintasi päämäärä, tehtävä, visio ja periaatteet. Itselläni se on yhden A4:n kokoinen paperi. Lisäarvo ei tule itse paperista vaan siitä, että sen sisältöä miettii ja parantaa vuodesta toiseen.
  2. Ota “Hyvä vuokratapa” -ohje ja poimi sieltä vain ne osat, jotka sopivat omaan toimintaasi. Vaikka minä sallin lemmikit tapauskohtaisesti, joku toinen vuokranantaja voi erikoistua allergiaystävällisiin asuntoihin, jolloin perehdytys siltä osin näyttää erilaiselta mutta on vähintään yhtä tärkeää
  3. Mieti oma vuokrasopimuspohjasi, onko siellä kohtia, jotka toistuvasti tuntuvan olevan epäselviä vuokralaisille. Poimi niitä perehdytyspakettiisi
  4. Käytä vaikka 30 minuuttia viikossa ja kirjoita ja täydennä omaa vuokranantajan perehdyttämispakettiasi. Se ei tule kerralla valmiiksi vaan uusia ideoita ja korjaustarpeita tulee matkan varrella

Ei muuta kuin markkinoimaan ja myymään.


Tämän  blogikirjoituksen sponsoroi:

Asuntosalkunrakentaja.fi

Asuntosalkunrakentaja.fi on asuntosijoittajille tarkoitettu sivusto, jossa voit tankata tietoa asuntosijoittamisella vaurastumisesta sekä artikkeleista että ladattavasta E-kirjasta. Voit myös liittyä sisäpiiriin, jota kautta pääset käsiksi hyviin sijoitusasuntoihin alle markkinahintojen. Tutustu sivustoon Asuntosalkunrakentaja.fi

Asuntosalkunrakentaja.fi Blogista: Vuokrasopimuksen irtisanominen ja purkaminen

Saa kommentoida

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: